Wie versprochen greifen wir in den kommenden Newslettern Themen aus dem Jahresbericht 2023 der LDi NRW auf. Heute geht es um ein Thema, das vor allem für Ihre Personalabteilung relevant ist: Der datenschutzkonforme Nachweis der Elterneigenschaft.
Um was geht es?
Seit 1. Juli 2023 gilt: Der Zuschlag für Kinderlose wurde erhöht. Für Familien mit mehreren jüngeren Kindern gibt es Beitragsentlastungen. Um den niedrigeren Beitrag geltend zu machen, bzw. um keinen Zuschlag zahlen zu müssen, ist es erforderlich, dass Eltern ihrem Arbeitgeber gegenüber nachweisen, dass sie tatsächlich Kinder haben. Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, die Elterneigenschaft, die Anzahl der Kinder und deren Alter in geeigneter Form gegenüber den beitragsabführenden Stellen (i.d.R. die Pflegekasse) nachzuweisen (vgl. § 55 Abs. 3 a SGB XI)
Warum interessiert das die Datenschützer?
Beim Nachweis der Elterneigenschaft werden personenbezogene Daten verarbeitet – und genau das interessiert die Datenschützer.
Aktuell gibt es 2 Möglichkeiten, den Elternnachweis zu erbringen:
Sie lassen sich entweder von Ihren Beschäftigten einen Nachweis vorlegen (z. B. Geburtsurkunde) oder Sie entscheiden sich für das vereinfachte Verfahren, das bis zum 30.06.2025 zulässig ist. Im einfachen Verfahren reicht es, dass der Beschäftigte Ihnen (schriftlich) bestätigt, dass er Kinder hat und die erforderlichen Angaben macht. Ab dem 1. Juli 2025 soll es ein einheitliches elektronisches Meldeverfahren geben, dass dann für alle verbindlich sein wird.
Schauen wir uns die beiden aktuellen Möglichkeiten näher an:
Möglichkeit 1: Im Sozialgesetzbuch (SGB) XI sind eine Vielzahl an Dokumenten aufgeführt, die – je nach Art der Elternschaft – als Nachweis in Betracht kommen. Für leibliche Eltern und Adoptiveltern gehören beispielsweise Geburts-, Abstammungs- oder Adoptionsurkunden zu diesen Dokumenten. Damit müssen Sie als Arbeitgeber weitere personenbezogenen Daten ihrer Beschäftigten bzw. von Kindern datenschutzkonform verarbeiten. Was dabei im Alltag schnell untergeht: Die empfohlenen Dokumente enthalten zum Teil sensible personenbezogene Daten, die für den Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder nicht erforderlich sind. Beispielsweise ist in Geburtsurkunden die Religionszugehörigkeit der Eltern angegeben – auch des Elternteils, das nicht bei Ihnen beschäftigt ist. Der Grundsatz der Datenminimierung verlangt, dass nur Daten verarbeitet werden, die für den Zweck auch erforderlich sind.
Wie kann der Grundsatz der Datenminimierung hier umgesetzt werden?
Leider hat sich der zuständige Spitzenverband der Sozialversicherer gegen die datenschutzfreundlichste Variante ausgesprochen: Es ist nicht ausreichend, wenn Sie sich die Urkunde vorlegen lassen und einen entsprechenden Vermerk zu den Unterlagen nehmen. Unsere Empfehlung: Bitten Sie Ihre Beschäftigten, die nicht benötigten Angaben auf der Kopie zu schwärzen. Wenn Sie Dokumente erhalten, in denen diese Angaben nicht geschwärzt sind, schwärzen Sie diese bitte selbst. Benötigt werden nur die Anzahl der Kinder und deren Alter sowie die Elterneigenschaft.
Möglichkeit 2: Sie entscheiden sich für das vereinfachte Verfahren und verzichten auf die Vorlage eines Dokumentes. Stattdessen fragen Sie die benötigten Informationen beispielsweise mittels eines Formulars ab, das die Beschäftigten ausfüllen. Bitte auch in diesem Falle an die Datenminimierung denken: Der Umfang der Datenerhebung muss auf die erforderlichen Informationen beschränkt sein. In diesem Falle sind das in erster Linie die Namen und die Geburtsdaten der Kinder sowie der Name und ggf. die Personalnummer oder das Geburtsdatum des Beschäftigenden, damit Sie die Angaben auch entsprechend zuordnen können.
Die Empfehlung des LDi NRW – der wir uns gerne anschließen: „Das bis zum Ende der Übergangsfrist am 30. Juni 2025 mögliche Verfahren ist datenschutzfreundlich und Arbeitgeber*innen zu empfehlen. Das in Bearbeitung befindliche und zukünftig anzuwendende digitale Verfahren wird hoffentlich dafür Sorge tragen, dass nicht benötigte Daten, die sich in Nachweisdokumenten befinden, nicht erhoben werden.“ (Quelle: 9. Bericht LDI NRW, Seite 80)